Permasalahan Kopindosat yang sering dihadapi adalah tentang database, seperti data yang tidak bisa segera disajikan dan proses pengelolaannya yang sebagian besar masih manual. Tidak terintegrasinya sistem antar unit bisnis di dalam Kopindosat juga menyebabkan proses transfer data memerlukan waktu yang lama. Singkatnya, Kopindosat masih dijalankan secara tradisional.

“Change is a must”, sudah saatnya Kopindosat harus berubah. Kopindosat harus melakukan transformasi ke arah yang lebih modern dalam pengelolaan operasi serta dapat mengintegrasikan unit bisnisnya.

Ada 3 hal utama yang mendorong terjadinya transformasi, yaitu keuangan, teknologi, dan organisasi.

Dimulai dengan mengganti sistem keuangan yang ada dengan sistem yang berbasis kepada ERP (Enterprise Resource System). Sistem ini meliputi modul-modul akuntansi seperti Account Receivable, Account Payable, Inventory, Asset, Cash Management Treasury, Budget Control, dan Procurement.

Modul-modul tersebut yang akan diintegrasikan dengan unit-unit bisnis seperti Usaha Simpan Pinjam & Pembiayaan Syariah (USPPS), Car Rental, Toko, Kantin, dan Proyek Teknik yang nantinya akan memudahkan user dalam pembuatan laporan performansi.

Proses operasi dan administrasi di setiap unit bisnis tersebut harus ikut disesuaikan agar dapat terintegrasi dengan keuangan akuntansi sebagai muara dari seluruh transaksi bisnis yang dilakukan Kopindosat.

Sistem ERP merupakan sistem keuangan yang secara drastis mengubah cara bisnis beroperasi dan melayani pelanggan.

Penerapan sistem ERP akan mempermudah transformasi Kopindosat ke arah digital sebagai salah satu roadmap Kopindosat ke depannya karena ERP sebagai pondasi digitalisasi proses operasi telah siap digunakan.

Beberapa sistem dalam tahap penyelesaian yang sedang dilakukan yaitu kegiatan USPPS yang terintegrasi dengan bagian keuangan yang beberapa prosesnya diotomatisasi sehingga end-to-end process akan lebih singkat dan langsung terupdate di data keuangan bagian akuntansi. Selain itu, proses ini juga terhubung dengan website Kopindosat sehingga memudahkan anggota untuk melihat simpanannya.

Dalam tahap penyelesaian lainnya adalah project control di unit bisnis jasa teknik dengan penerapan digitalisasi dan otomatisasi di beberapa tahap pelaksanaan proyek seperti inventory tracking dan progress report yang akan dengan mudah mengontrol kegiatan project dari A-to-Z dan pada akhirnya biaya proyek bisa dikontrol.

Organisasi dan sumber daya manusia juga harus menyesuaikan dengan diterapkannya sistem ERP mulai dari Payroll System yang terintegrasi dan terhubung langsung dengan keuangan bagian akuntansi. Lalu bagian USPPS yang akan mempersingkat proses pembukuannya secara otomatis dan juga sistem absensi, rekrutmen, pelatihan, dan administrasi kepegawaian di manajemen SDM.

Pengelolaan SOP Kopindosat mau tidak mau harus ikut diubah karena proses operasional telah berubah lebih sederhana dan ringkas yang tentunya tetap memperhatikan aspek Good Corporate Governance-nya.

Dengan ini, Kopindosat memiliki peluang bisnis baru dengan menjual sistem yang dimiliki saat ini untuk diterapkan di koperasi lain.

Kopindosat akan terus membudayakan penggunaan sistem ini diberbagai kegiatan operasinya agar semua aktifitasnya dapat terkontrol, transparan, updated, dan memudahkan serta mempercepat manajemen Kopindosat dalam pengambilan keputusan.

Kopindosat maju terus.